Como fazer um mapeamento de processos no meu escritório contábil?

Como fazer um mapeamento de processos no meu escritório contábil?

Não é preciso ser da área para ao menos imaginar o quão frenética é a rotina de trabalho em um escritório contábil. O grande fluxo de serviço de um ambiente como esse pode deixar tudo ainda mais caótico. Nesse caso, fazer um mapeamento de processos pode ser extremamente vantajoso.

Hoje, vamos falar sobre como realizar esse mapeamento para que o seu escritório se torne ainda mais eficiente.

O que é um mapeamento de processos?

De forma mais técnica, “mapeamento de processos” é uma expressão que surgiu a partir do termo de Sistema de Gestão da Qualidade e Seus Processos, da ISO 9001:2015.

Por meio esse termo, se espera que cada organização estabeleça um sistema de gestão de qualidade eficiente para o seu ambiente.

imagem que represente pessoa fazendo uma análise

A melhoria de processos na sua empresa pode ser garantida com um mapeamento de processos

Visto isso, você saberia dizer, exatamente, quais são as atividades realizadas no seu escritório contábil? Pois saiba que um mapeamento de processos visa identificar cada uma dessas atividades, estabelecendo seus fluxos e aprimorando o processo como um todo.

Assim, é possível identificar falhas, entendendo o que é necessário para melhorias internas.

Por onde devo começar o mapeamento?

É possível fazer o mapeamento de processos de seu escritório contábil seguindo alguns passos simples:

  1. Reúna-se com alguns funcionários que costumam participar de boa parte dos processos. Assim, é possível entender a visão de cada um a respeito das etapas já existentes e ouvir sugestões que podem melhorar a eficácia do mapeamento;
  2. Peça para essas pessoas descreverem, individualmente e de forma resumida, o que é necessário fazer em cada etapa dos processos da qual participam. Dessa forma, você conseguirá identificar o que é realmente necessário manter e o que é possível descartar no processo;
  3. A partir dessas informações, monte uma sequência que envolva cada um desses processos. Nessa etapa, é provável que você note que um mesmo processo passa por mais de uma pessoa ou é realizado de forma duplicada, podendo se tornar mais eficiente caso seja destinado para um único funcionário;
  4. Com os processos sequenciados, monte de forma horizontal um esquema que mostre como o fluxo de serviço de seu escritório funciona. Nesse momento, será possível identificar até mesmo os funcionários que estão com sobrecarga de processos e dividi-los de forma mais eficaz.

O que devo identificar com esse processo?

Com essa primeira etapa concluída, partimos para o restante da estruturação do mapeamento. Nesse momento, é preciso entender quanto tempo é gasto em cada um desses processos e qual o resultado esperado com eles.

Feito isso, é hora de identificar as falhas do fluxo. É também nessa fase que melhorias devem ser sugeridas. O que pode encurtar o processo? É possível centralizar em uma única pessoa determinadas etapas? E assim por diante.

imagem que represente folha de papel com anotações

É momento de fazer adaptações para que os processos sejam melhorados

O novo fluxo deve ser informado aos funcionários e monitorado durante um certo tempo, para garantir sua eficiência. É possível também, durante esse primeiro momento, fazer pequenos ajustes no fluxo apresentado, com o objetivo de corrigir o que não deu tão certo e otimizar o que funcionou.

O fluxo já está em ordem? O desempenho na resolução dos processos melhorou visivelmente? Agora, é só formalizar os novos processos e utilizar ferramentas que possam ajudar na organização e no controle da aplicação do mapeamento.

Quais resultados posso alcançar com a aplicação do mapeamento?

Os resultados favoráveis são diversos. Entre eles podemos citar:

  • Otimização de tempo;
  • Melhor qualidade nos serviços;
  • Custos reduzidos;
  • Maior produtividade;
  • Satisfação do cliente.

O mapeamento dos processos de um escritório contábil garante melhores resultados, além de oportunidades de crescimento no mercado e fidelização de clientes. Ademais, é a melhor e mais organizada maneira de avaliar as atividades de seu negócio